프로세스 자동화의 중요성과 이점. 현재 많은 회사에서 여전히 수동 프로세스를 사용하고 있으며, 이는 경우에 따라 비생산적이며 여러 가지 어려움을 야기합니다. 일반적으로 프로세스가 느리고 문서가 손실되는 경향이 있으며 프로세스가 매우 효율적이지 않고 제어가 많지 않습니다.
기업 회계의 경우 재무 부서의 미지급금 프로세스는 자동화를 통해 큰 변화와 효율성 향상을 달성할 수 있는 완벽한 예라고 Yooz 전문가는 말합니다.
프로세스 자동화가 왜 중요한가요?
우선, 회사에서 회계 프로세스 자동화의 중요성은 부서에서 Digital Transformation을 구현하고 팀의 시간을 촉진하고 최적화할 수 있는 새로운 기술을 보유할 수 있다는 사실에 기반합니다.
또한 회계 부서는 수동 프로세스에 비해 높은 각 문서 처리 비용, 가시성 부족, 문서 손실, 지불 오류, 추적성 부족, 문서 위조, 통제 부족 등 여러 문제를 지속적으로 보고합니다.
구체적인 수치를 살펴보겠습니다.
종이 송장의 수동 처리 비용은 $9.4에서 $20.8 사이이며 보관 비용은 $3.25로 추정됩니다. 그리고 모든 오류는 매우 비쌉니다! “ePayables 2020 현황” 보고서에 따르면 잘못 제출되거나 분실된 인보이스는 회사에서 검색하는 데 100달러의 비용이 들며 재생산해야 하는 경우 더 많은 비용이 듭니다. 또한 측정하기 더 어렵지만 존재하고 이 프로세스를 더욱 복잡하게 만드는 다른 유형의 간접 비용이 있습니다.
2020년 초에 우리가 겪었던 감금 이후 기업은 더 큰 불확실성과 활동에 대한 정보가 거의 없는 환경에서 앞으로 나아가야 할 필요성에 직면했습니다. 통제력을 되찾기 위해 회사의 미래를 보장하고 예상치 못한 상황에 대비하고 대비하는 데 중점을 두었습니다. 이는 수동 프로세스가 구식이며 무엇보다도 오늘날 회계 부서에 존재하는 가시성, 효율성 및 민첩성 요구 사항에 적응하지 못한다는 것을 보여줍니다.
기업에 자동화 기술을 도입하여 더 나은 서비스를 보장하고 더 중요한 작업에 노력을 기울이고 경쟁 우위를 확보해야 할 때입니다.,
그러나 자동화된 미지급금 프로세스의 이점은 무엇입니까?
- 회사의 생산성 향상: 미지급금을 자동화하면 프로세스의 고정 비용을 낮추고 생산성을 빠르게 얻을 수 있습니다. 자동화는 문서 입력, 보관, 검색 등과 같은 운영 및 지루한 작업에 대한 시간을 절약합니다. 이러한 방식으로 전체 프로세스가 가속화되고 생산성이 높아집니다.
- 협상 가시성: 우리가 살고 있는 이 불확실한 환경에서 회사는 항상 재무 상황을 파악하고 모든 프로세스에 대한 실시간 정보에 액세스할 수 있어야 합니다. Accounts Payable 자동화는 이러한 지속적인 최신 가시성을 제공합니다. 이러한 방식으로 데이터에 대한 즉각적인 액세스를 통해 정보를 실시간으로 사용할 수 있기 때문에 더 나은 전략적 결정을 내릴 수 있습니다.
- 연중무휴 24시간 이용 가능: 회사에 자동화된 프로세스가 있으면 효율성과 생산성을 잃지 않고 원격으로 활동을 계속할 수 있습니다. 우리는 언제 어디서나 양질의 정보와 데이터에 액세스할 수 있습니다. 구속은 자동화가 얼마나 중요한지 보여주는 완벽한 예였습니다. 이러한 유형의 시스템을 가진 사람들은 집에서 계속 일할 수 있었습니다.
- 보안 강화: 모든 기업, 특히 소규모 기업은 내부 프로세스를 잘 관리하여 예상치 못한 사건에 대한 보안을 강화해야 합니다. Accounts Payable 자동화는 정보를 제공하고 문서 손실을 방지하며 송장을 입력하고 지불할 때 무엇보다도 데이터 입력 오류를 줄입니다.
- 지연 및 소송 감소: Automated Accounts Payable을 사용하면 공급업체를 더 쉽게 제어하고 공급업체와 품질 관계를 구축할 수 있습니다. 이런 식으로 팀은 지불 문제를 해결하거나 누락된 문서 등을 찾는 데 몇 시간을 소비하지 않습니다. 회계사의 시간 중 41%는 공급업체 전화를 처리하는 데 사용되며 케이스의 31%에서는 지불이 지연되는 것으로 추산됩니다. 미지급금 자동화를 사용하면 연체 및 기타 오류의 위험을 크게 줄일 수 있습니다.
- 회사 경영의 질 향상: 자동화 덕분에 전체 프로세스와 인적 자원을 보다 효과적으로 관리하고 제어할 수 있는 관련 정보(성과지표)에 실시간으로 액세스할 수 있습니다. 또한 프로세스에 대한 모든 종류의 정보와 통계 데이터를 얻을 수 있어 경쟁 우위를 확보하고 더 많은 시간을 더 높은 부가가치 작업, 더 나은 고객 서비스 및 제품 제공에 집중할 수 있습니다.
- 사기 근절: 기업이 직면한 모든 위험 중 문서 사기가 가장 빈번합니다. 2018년 Euler Hermes에 따르면 기업의 70%가 문서 사기 시도의 피해자였습니다. 이러한 유형의 문제는 비용도 많이 듭니다. 미지급금의 자동화는 소프트웨어를 통해 전체 프로세스의 더 높은 품질 관리를 허용하고 문서의 이상을 감지할 수 있습니다. 이러한 방식으로 문서 사기 시도를 줄이기 위한 작업을 보장하는 것이 CFO의 무기가 됩니다.